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L’Apostille della Convenzione de L’Aja del 5 ottobre 1961 (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) è un trattato internazionale adottato da alcuni paesi e redatto dalla Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato (Hague Conference on Private International Law – HCCH). Tale accordo snellisce le passate procedure, a vantaggio dei tanti che un tempo dovevano recarsi a legalizzare presso i Consolati i loro documenti rilasciati dalle autorità straniere. E’, in sostanza, una certificazione o un’autentica di firma di un atto o un documento pubblico, che non certifica l’autenticità del contenuto dell’atto apostillato. Per i paesi non aderenti alla Convenzione, invece, occorre richiedere ancora oggi la legalizzazione mediante procedure più articolate e complesse. Anche alle traduzioni di atti, procure, certificati e documenti pubblici destinate all’estero bisogna apporre l’Apostille affinché venga riconosciuta come ufficiale.
La materia è complessa da seguire poichè i paesi che hanno aderito alla Convenzione de L’Aja e che si servono della certificazione tramite Apostille sono 119 e non tutti sono paesi membri dell’HCCH. Infatti, in dieci dei paesi membri non è in vigore la Convenzione. Fra i paesi che richiedono la legalizzazione dei documenti tramite i Consolati vi sono il Canada (un esempio di membro dell’HCCH non aderente alla Convenzione), molti stati africani e la maggior parte degli stati dell’Asia. Alcuni paesi, inoltre, non riconoscono l’adesione – e dunque la validità dell’Apostille – di altri paesi aderenti e devono specificare in che modo i documenti di tali paesi devono essere legalizzati. Molti stati aderenti, ad esempio, non riconoscono l’adesione del Kosovo e viceversa.
Gli stati aderenti alla Convenzione ad oggi sono: Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaigian, Bahamas, Bahrein, Barbados, Belgio, Belize, Bielorussia, Bolivia, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brasile, Brunei, Bulgaria, Burundi, Capoverde, Cile, Cipro, Colombia, Corea del Sud, Costa Rica, Croazia, Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Eswatini, Figi, Filippine, Finlandia, Francia, Georgia, Germania, Giappone, Grecia, Grenada, Guatemala, Honduras, Hong Kong, India, Irlanda, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakistan, Kirghizistan, Kosovo, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldavia, Monaco, Mongolia, Montenegro, Marocco, Namibia, Nuova Zelanda, Nicaragua, Niue, Norvegia, Oman, Paesi Bassi, Palau, Panama, Paraguay, Perù, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Repubblica Dominicana, Romania, Russia, Saint Kitts Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent Grenadine, Samoa, San Marino, São Tomé e Príncipe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Sudafrica, Spagna, Stati Uniti, Suriname, Svezia, Svizzera, Tagikistan, Tonga, Trinidad e Tobago, Tunisia, Turchia, Ucraina, Ungheria, Uruguay, Uzbekistan, Vanuatu, Venezuela.
In Italia, tutti gli atti e documenti provenienti da stati che non sono qui citati devono ottenere la legalizzazione diplomatica o consolare e non l’Apostille, mentre le attestazioni consolari anche dei paesi aderenti devono passare per legalizzazione prefettizia. La normativa nazionale ed internazionale specifica che legalizzazione ed Apostille possono essere applicate solo ad atti e documenti pubblici, pertanto sono esclusi i privati se non dopo essere stati “trasformati” in pubblici.
La normativa attuale prevede come elementi obbligatori per gli atti e documenti il nominativo e la qualifica del firmatario indelebili ed indicati per esteso, ed il timbro indelebile dell’ente emittente. Inoltre, i documenti devono essere firmati in originale e l’attuale quadro normativo esclude la possibilità di effettuare il timbro dell’Apostille su atti e documenti firmati digitalmente.
Ogni Stato aderente designa le autorità competenti al rilascio e all’apposizione dell’Apostille. In Italia la procedura prevede: per atti giudiziari e notarili, i Procuratori della Repubblica presso i Tribunali delle giurisdizioni presso cui gli atti sono emanati, quindi l’ufficio competente è la Procura della Repubblica; per tutti gli altri atti amministrativi, i Prefetti del territorio, quindi occorre recarsi in Prefettura o il Presidente della Regione per la Valle d’Aosta, il Commissario di Governo per le Province di Trento e Bolzano.
Sono previste anche esenzioni dalla legalizzazione o dall’apostillazione, queste possono dipendere da vari accordi, anche bilaterali fra paesi, da altre Convenzioni (come quella di Bruxelles), e dalle normative interne dei paesi esteri di destinazione dei documenti e traduzioni. La Convenzione di Bruxelles del 1987 prevede l’esenzione della Postilla fra i Paesi dell’Unione Europea, ma è in vigore solo fra alcuni di questi (Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda ed Italia), non essendo stata ratificata da tutti.
In base ad un accordo bilaterale fra Argentina e Italia, l’Argentina attualmente accetta i documenti anagrafici con la semplice traduzione giurata e non occorre più l’apostille, così anche per la Germania. Chi deve tradurre i propri documenti dal tedesco in italiano di titoli di laurea, documenti anagrafici o altro, può farlo con l’esenzione dall’apostille.
Per quanto concerne il Regno Unito, al momento, vige l’accordo di esenzione dall’Apostille, fra Italia e Regno Unito, fino al 2021. Anche la Romania e la Svizzera accettano documenti relativi allo Stato Civile o Anagrafe, italiani senza previa Apostille.
La Repubblica di San Marino richiede l’apposizione dell’Apostille dell’Aja su documenti provenienti dalla Procura della Repubblica Italiana e dal Tribunale.
Tutti gli atti, certificati e documenti destinati ad essere presentati in un paese estero potranno essere tradotti, giurati e apostillati/legalizzati dai nostri uffici presso le autorità competenti. Non è richiesta la presenza del titolare dei documenti, né una procedura notarile, in alcuni casi, sarà da siglare una semplice procura o autodichiarazione per il ritiro da parte di terzi.
